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Wie legen Sie Ihre E-Mails ab?

In meinen Workshops wollen die Teilnehmer häufig wissen, wie ich meine E-Mails ablege, wenn ich sie archivieren möchte. Ob ich zu dem Zweck eine bestimmte Ordnerstruktur eingerichtet hätte. Nein, lautet meine Antwort, denn zum Suchen und Finden nutze ich den Rechenknecht. Warum auch nicht, schließlich, machen uns das die Kolleginnen und Kollegen aus der Materialwirtschaft schon seit Jahrzehnten vor. “Chaotische Lagerung” nennen Sie das. Nur der Rechner weiß, wo was liegt.

Meine Ordnerstruktur, die diesen Namen eigentlich gar nicht verdient, sieht so aus:

Ordnerstruktur_Outlook_EMail

In der Regel ist mein Posteingang am Ende des Tages leer. Entweder wurden dann die eingegangenen Nachrichten:

  • gelöscht
  • in Aufgaben überführt
  • in Aktuell_Verarbeitet verschoben

Letzteres ist mein Archiv und wenn ich wieder etwas hervorkramen will muss, dann lasse ich es von der Outlook – Suche finden. “Warum nicht gleich im Posteingang lassen?”, werde ich dann immer wieder gefragt. Die Antwort: Ich halte es für problematisch, wenn unverarbeitete und verarbeitete Nachrichten auf einem Haufen liegen. Ich bevorzuge die klare Trennung. Was verarbeitet ist, ist nicht mehr im Posteingang, sondern woanders. Ich weiß dann sicher, dass die Nachrichten, die im Posteingang liegen, tatsächlich noch nicht durchgesehen wurden. Sie sehen, diese Vorgehensweise unterscheidet sich in nichts von dem realen physischen Eingangskorb. Schließlich lege ich die verarbeiteten Papiere ja auch nicht dahin wieder zurück zu den anderen unverarbeiteten.

Der verehrte Kollege Michael Linenberger sieht das übrigens genauso. Er hat auf seinem Blog zum gleichen Thema einen Artikel verfasst: Confirmed: Better to Not File E-mail. Er schreibt:

The main problem is you can’t tell which of your e-mails you are done with, and which e-mail needs more attention—it becomes one big mess. Then, you spend hours per week rehashing your mail, constantly re-reading things in the hope to find those things that you think you still need to take action on.

Nichts anderes habe ich gesagt. Die Entscheidungen treffen Sie. Alles andere lassen Sie den Rechner machen.

Ein Nachtrag (19. 12. 2012)

Jan Fischbach vom Teamwork-Blog vertritt bezüglich der Ablage für Arbeitsteams eine andere Meinung: E-Mails müssen DOCH abgelegt werden. Er hat gute Argumente, finde ich. Wohlgemerkt, für Teams.

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[Quelle/Source (Link): ToolBlog]