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Projektmanagement gezielt verbessern – es geht auch pragmatisch.

Es ist für mich immer wieder erstaunlich, welches Schattendasein Projektmanagement in vielen Unternehmen immer noch führt. Schwachstellen, denen ich häufig begegne, sind z.B.:

  • Fehlender Fokus: Projektmanagement wird “nebenbei” praktiziert. Konsequenzen sind u.a., dass Projekte mangelhaft initiiert und geplant werden, Projektleiter/innen zu wenig in ihrer Aufgabe unterstützt werden oder auch keine ausreichende zeitliche Freistellung von Projekt- oder Linientätigkeiten erfolgt, dass der/die Projektleiter/in das jeweilige Projekt sauber planen und steuern könnte.
  • Linie vs. Projekt: Macht und Entscheidungsbefugnis sind größtenteils in der Linie konzentriert. Vor allem in fach- und bereichsübergreifenden Projekten treten Zielkonflikte zu Tage, die häufig zu Gunsten der Linieninteressen entschieden werden.
  • Berufsbild “Projektmanager/in”: Es gibt kaum Karriereperspektiven für Projektmanager/innen. Gleichzeitig ist die PM Funktion (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) vielfach nicht geklärt.
  • Rahmenbedingungen: Linienführungskräfte und Projektauftraggeber sind sich nicht bewusst, dass die Verantwortung für gelingendes Projektmanagement wesentlich bei ihnen liegt. Denn sie sind dafür verantwortlich, Rahmenbedingungen zu schaffen, die erfolgreiche Projekt- und Teamarbeit überhaupt erst möglich machen.
  • Qualifikation und Professionalität: Häufig werden Projektleiter/innen eingesetzt, die für die Leitung anspruchsvoller Projekte nicht ausreichend qualifiziert sind bzw. in anderen Funktionen (z.B. als Expert/in) besser eingesetzt wären.

Dabei bin ich davon überzeugt: Wenn projektorientiertes Arbeiten für die jeweilige Organisation von Bedeutung ist (was in der Regel der Fall ist) und diese Bedeutung vom Top Management auch erkannt wird (!), kann bereits ein einfaches PM Konzept zum Erfolg führen. In der Beratung arbeiten wir bereits seit über 10 Jahren mit diesen 5 Handlungsbereichen zur PM Professionalisierung:

Einige Beispiele für sinnvolle Maßnahmen in den einzelnen Handlungsbereichen sind:

Handlungsfeld Maßnahmen (Beispiele)
Organisation & Rollen
  • Strukturelle Verankerung: Klärung der strukturellen Verankerung von Projektmanagement in die Unternehmensorganisation –> Funktion und Rolle der Projektleiter/innen (!)
  • Ideal: Prozess- und Projektorganisation (PPO): Einordnung des Projektmanagements (Einzel- und Multiprojektmanagement) in die Prozesslandkarte des jeweiligen Unternehmens.
  • Berufsbild Projektmanager/in: Karrierepfad für Projektleiter/innen festlegen (z.B. PM Associate, Project Manager, Senior Project Manager, Program Manager, PM Director)
  • PM Steuerung und Support: Wer hat die zentrale Koordination und Steuerung aller Projekte (bzw. einzelner Projektportfolios) im Unternehmen (z.B. PM Office, Projektbüro, PM Koordinationsstelle…)? Wer bringt das Projektmanagement voran?
Methodik & Prozesse
  • klare Projektdefinition: Welche Vorhaben werden bei uns als Projekte bearbeitet?
  • Projektklassifizierung und -kategorisierung: Größenklassen von Projekten (A, B, C) und Kategorisierung (z.B. strategische Bedeutung, Risikogehalt, beteiligte Abteilungen, Durchlaufzeit, Wirtschaftlichkeit…)
  • Mindeststandards: Welche Mindeststandards müssen bei der Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und dem Abschluss von Projekten eingehalten werden? (Methoden, Tools, Vorlagen, Checklisten…)
  • Vorgehensmodelle: Welche strukturierten Projektprozesse werden bei den häufigsten Projektarten (z.B. Produktentwicklungen, Kundenprojekte, IT Projekte…) angewandt?
  • Kennzahlen: Einheitliche Kennzahlen (KPI’s) für das Controlling aller Projekte (als Basis für ein aussagekräftiges Multi-PM)
Training & Coaching
  • Trainings: Praxisorientierte Schulungsmaßnahmen auf der Grundlage der definierten PM Standards.
  • Coaching: Aktives Coaching und Mentoring von Projektleiter/innen durch erfahrene Mitarbeiter/innen, externe Coaches und Führungskräfte.
  • Community of Practice: Regelmäßiger Austausch zwischen Projektleiter/innen (ideal: intern und extern).
Tools & Multi-PM
  • Tools: Welche IT Tools und Plattformen werden eingesetzt?
  • Multi-PM: Wie wird ein Überblick über alle Projekte (inkl. Controlling anhand zentraler Projektkennzahlen) sicher gestellt?
  • Collaboration Platform / Projektwiki (o.Ä.): Zentrale Plattform zur Kommunikation und kontinuierlichen Weiterentwicklung aller relevanten PM Standards (Methoden, Werkzeuge, Prozesse, Vorlagen…) und zur Management-Unterstützung aller möglichst Projekte.
Projektkultur
  • Projektkultur = Summe aller Gewohnheiten in Projekten
  • Top Management Commitment (!) und Verständnis für PM ist für den Erfolg entscheidend
  • Bewusstseinsbildung für den Nutzen eines professionellen Projektmanagements (Value of PM)
  • Aktive Unterstützung der Projektleiter/innen
  • konstruktiver Umgang mit Fehlern (Fehlerkultur)

In jedem Fall ist es ratsam, im Vorfeld eine (pragmatische aber ehrliche) Ist-Analyse (Reifegrad-Analyse) durchzuführen. So können Stärken weiter gestärkt und Schwächen bei Bedarf behoben werden. Die Struktur dieser Analyse kann sich nach den oben skizzierten Handlungsfeldern richten.

Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement ist eigentlich gar nicht so schwierig. Allerdings müssen vom Management die richtigen Rahmenbedingungen / das richtige Systemumfeld geschaffen werden. Dann wird sich fast von selbst eine professionelle, ehrliche, unternehmerische und in Summe erfolgreiche Projektkultur entwickeln.

 

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[Quelle/Source (Link): PROJEKTMANAGEMENT BLOG]