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E-Mail-Tipps für Teams

Kelly Forrister ist Coach bei der David-Allen-Company. In ihrem Artikel “Email Best Practices for TeamsEmail Best Practices for Teams” hat sie zusammengestellt, was ihr für den sinnvollen Einsatz von E-Mails in Teams wichtig erscheint. Hier Ihre Hinweise (und meine Kommentare dazu):

  1. Angemessener Einsatz
    Wenn ich mich bei meinen Kunden umschaue, dann sehe ich noch lange keine Ende des Mediums “E-Mail”. Sowohl Firmenwikis als auch spezielle Kollaborationssoftware kommen eher zögerliche zum Einsatz. Allerdings arbeite ich auch für die klassische Investitionsgüterindustrie. Im IT-Bereich mag das anders sein.
    Eine Faustregel für den Einsatz sei hier angegeben: Je sensibler der Inhalt, desto weniger E-Mail. Greifen Sie lieber stattdessen zum Telefonhörer oder noch besser: Gehen Sie direkt zu Ihrem Partner, wenn möglich.
  2. Vermeiden Sie die CCopyritis
    Viele Postfächer werden mit Nachrichten regelrecht zugemüllt. Der Grund: Es geht so einfach. Den Namen auf CC gesetzt und schon ist der Fall erledigt. Meist steht hinter diesem Verhalten ein Bedürfnis nach Absicherung. Wenn also in Ihrem Team übertrieben oft cc’t wird, dann sollten Sie sich generell über die Kommunikationskultur in Ihrer Organisation Gedanken machen.
  3. Die Betreffzeile
    Ein Evergreen. Sie sparen Ihren Partnern eine Menge Zeit, wenn Sie den Betreff aussagekräftig gestalten.
  4. Die Antwort an alle
    Hier gilt im Prinzip das gleiche, wie unter 2.
  5. Antwortzeiten
    Kelly stellt die Frage, ob man immer sofort antworten muss. Vielleicht können Sie sich in Ihrem Team auf einen internen Standard für die Antwortzeit einigen. Und: Auf die Mail antworten, heißt noch nicht die Aufgabe erledigt zu haben.

Binsenweisheiten? Ja, vielleicht, aber offensichtlich muss man sie immer wieder einmal hervorkramen und wiederholen.

[Quelle/Source (Link): ToolBlogToolBlog]