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Der Posteingang als To-Do-Liste?

Meine Meinung gleich zu Anfang:

Nein, tun Sie es nicht!

Auf computerwissen.de erschien unlängst ein Artikel, in dem Ihnen empfohlen wurde, in Outlook den Posteingang als To-Do-Liste zu verwenden. Es wird auch eine dazu passende Verfahrensweise beschrieben. Der angebliche Vorteil:  “Wenn sich im Posteingang nur die E-Mails befinden, zu denen Sie noch irgendetwas tun müssen, dann sehen Sie auf einen Blick, welche Arbeiten noch anstehen. Außerdem macht das den Posteingang sehr übersichtlich.”

Genau das bezweifle ich. Wenn sich irgendwann neu eingetroffene und bereits angeschaute E-Mails vermischen, dann geschieht genau das Gegenteil. Sie müssen dann bei jeder Durchsicht auch die E-Mails durchsehen, die Sie eigentlich schon bearbeitet haben. Wollen Sie das vermeiden, dann müssen Sie zu irgendwelchen Kennzeichnungen greifen. Mein Vorschlag: Trennen Sie sauber verarbeitete und nicht verarbeitete Mails.

Legen Sie einen Ordner an mit dem Namen “Verarbeitet”. Danach gehen Sie ganz im Sinne des GTD ® – Workflow vor: Anschauen, Abklären, Entscheiden, Archivieren oder Einplanen, Tun. Wenn Sie das getan haben, löschen Sie die E-Mail oder wenn Sie sie später noch einmal benötigen, schieben Sie sie in den Ordner “Verarbeitet”. Ziel ist es, am Abend den Posteingang leer (!) zu haben.

Wenn ein E-Mail mit einer Aufgabe verbunden ist, die Sie einplanen möchten, dann wandeln Sie sie in eine Aufgabe um. Das geht in Outlook völlig problemlos. Entweder als Aufgabe mit der E-Mail im Notizenfeld oder als Anlage, ganz nach Belieben.

So sieht das bei mir in Outlook aus:

Outlook_Posteingang

Nein, ich habe keine weiteren Ablageordner. Aktuell_verarbeitet ist der Ablageordner.

Mit meiner Ablehnung, den Posteingang als To-Do-Liste zu verwenden, befinde ich mich übrigens in bester Gesellschaft. Auch Leo Babauta erklärt: Why Your Email Inbox Is NOT a Good To-do List. Ihm fallen sogar noch ein paar andere Gründe ein, es nicht zu tun.

[Quelle/Source (Link): ToolBlogToolBlog]